Notre Règlement intérieur

Fédération Française Jardins, Nature et Santé

Règlement intérieur

 

Avant-propos

Ce règlement intérieur a pour objectif de compléter les statuts de l’association Fédération Française Jardins, Nature et Santé. Il sera remis à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent.

règlement intérieurTitre I – Membres

Article 1 – Composition

Article 1a – Personnes morales et personnes physiques

Les membres de l’association Fédération Française Jardins, Nature et Santé peuvent être des personnes morales comme des personnes physiques.

La Fédération privilégie les adhésions des personnes morales : elle demandera donc à toute personne dont l’activité principale dans l’un des domaines de la Fédération s’inscrit dans le cadre d’une association, société, établissement, etc.,  de privilégier que ce soit son association, société, établissement, qui adhère à la Fédération.

Une personne physique membre d’une association membre de la Fédération ou salariée d’une société / d’un établissement membre de la Fédération peut néanmoins y adhérer en tant que :

– Membre Sympathisant ;

– Membre Actif si elle a une activité liée à un des domaines de la Fédération indépendamment de son association / société / établissement.

Le pourcentage, au sein de la Fédération, de Membres Actifs appartenant :

– à une même association / société / établissement, ne pourra excéder 10% du total des Membres Actifs ;

– à une même association professionnelle, ne pourra excéder 20% du total des Membres Actifs

– à une même association scientifique, ne pourra excéder 30% du total des Membres Actifs.

La Fédération considère comme une seule personne morale : une société mère et ses filiales ; une société « franchiseur » et ses franchisés ; une association nationale et ses associations régionales.

Une personne physique représentant une filiale, un franchisé, une association régionale, peut néanmoins être acceptée comme Membre Sympathisant.

Article 1b – Types de Membres

L’association est composée de membres parmi lesquels on distingue les Membres Actifs, les Membres Sympathisants et les Membres d’honneur.

Les Membres Actifs sont des personnes physiques ou morales œuvrant dans un ou plusieurs des domaines de la Fédération. Ils possèdent un pouvoir délibératif. Parmi les membres actifs, certains sont des « membres fondateurs » de la Fédération ; leurs noms figurent dans le Compte-rendu de l’Assemblée générale Constitutive du 6 avril 2018.

Les Membres Sympathisants sont des personnes physiques ou morales ayant un simple lien avec les domaines de la Fédération, et toute personne physique des situations précisées à l’Article 1a. Ils possèdent un pouvoir consultatif (sans droit de vote).

Les Membres d’honneur sont des personnes physiques ou morales qui ont rendu des services signalés à la Fédération dans la poursuite de ses activités, ou qui concourent, par leurs œuvres ou actions, depuis de nombreuses années, à des objectifs proches de ou identiques à ceux de la Fédération. Ils possèdent un pouvoir consultatif (sans droit de vote).

Article 2 – Conditions d’adhésion

Pour les membres sympathisants :

Les membres sympathisants peuvent adhérer à l’association par le paiement de leur cotisation et l’engagement du respect des Statuts, du Règlement intérieur et de la Charte.

Pour les Membres Actifs :

Le Conseil d’administration statue, lors de chacune de ses réunions, ou par tout moyen électronique qu’il décide, sur les demandes d’adhésions présentées obligatoirement par écrit (lettre ou courrier électronique) auprès du Bureau ou du Conseil d’administration.

Il est demandé à toute personne souhaitant adhérer à la Fédération de faire soutenir sa candidature par le parrainage d’un Membre Actif.

Au début de chaque réunion, le Conseil d’administration choisit, à la majorité relative, si les votes sur les demandes d’adhésion auront lieu à main levée ou à bulletin secret.

Une candidature est acceptée si elle recueille au moins les deux-tiers des voix des membres du Conseil d’administration.

Le Conseil d’Administration n’a pas à justifier sa décision. Néanmoins, en cas de refus, le Membre actif qui a soutenu la demande d’adhésion peut demander au Conseil d’Administration une explication de sa décision, que ce dernier s’efforcera donc de lui donner.

Pour les Membres d’honneur :

Les Membres d’honneur sont choisis par le Conseil d’Administration et proposés au vote de l’Assemblée générale.

Chaque membre de la Fédération prend l’engagement de respecter ses Statuts, son Règlement Intérieur et sa Charte.

Article 3 – Durée de l’adhésion

L’adhésion est valable pour l’année civile en cours, quel que soit le moment de l’adhésion. Elle est renouvelable par paiement de sa cotisation par l’adhérent.

Article 4 – Cotisations

Le montant des cotisations est fixé tous les deux ans par le Conseil d’Administration et proposé au vote de l’assemblée générale.

Les Membres Actifs et les Membres Sympathisants doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle. Celle-ci doit être versée au plus tard le 30 avril de l’année en cours.

Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, de radiation, d’arrêt d’activité ou de décès d’un membre en cours d’année.

Les Membres d’honneur ne paient pas de cotisation sauf s’ils décident de s’en acquitter de leur propre volonté.

Les Membres du Bureau qui sont adhérents de la Fédération en tant que personnes physiques ne paient pas de cotisation durant les années de leur mandat, sauf s’ils décident de s’en acquitter de leur propre volonté.

Article 5 – Radiation

Conformément à l’Article 7 des Statuts de l’association, les cas suivants peuvent déclencher une procédure de radiation :

  • Refus du paiement de la cotisation annuelle.
  • Non respect des statuts et/ou du règlement intérieur et/ou de la charte de l’association ;
  • Motif grave portant préjudice moral ou matériel à l’association.

Celle-ci doit être prononcée par le Conseil d’administration à la majorité des deux-tiers, après avoir entendu les explications du membre contre lequel la procédure de radiation est engagée ou après avoir noté son refus de s’expliquer. La personne contre laquelle une procédure de radiation est engagée peut se faire assister par un membre de l’association de son choix. 

Article 6 – Démission

Le membre souhaitant démissionner devra adresser par écrit, lettre ou courrier électronique, sa décision à l’un des membres du Bureau de l’association.

Le membre démissionnaire ne peut prétendre à une restitution de cotisation.

Article 7 – Droits des adhérents

L’adhésion à la Fédération Française Jardins, Nature et Santé donne accès :

  • Pour les Membres sympathisants :

A l’inscription dans l’annuaire de la Fédération ;

  • A certaines des ressources documentaires, professionnelles, financières, etc., que la Fédération peut, par ses actions, mettre à disposition ;
  • A l’inscription à des tarifs préférentiels aux manifestations organisées par la Fédération (et à l’engagement de celle-ci à rechercher un tarif préférentiel aux manifestations organisées par ses partenaires).
  • Pour les Membres Actifs :

Au droit de vote (par son représentant pour les personnes morales) à l’Assemblée générale et à l’éligibilité (de son représentant pour les personnes morales) au Conseil d’administration et au Bureau ;

  • A l’inscription dans l’annuaire / les annuaires de la Fédération ;
  • A l’émission d’un document attestant de l’adhésion à la Fédération et affichable, valable un an et renouvelable chaque année ;
  • A toutes les ressources documentaires, professionnelles, financières, etc., que la Fédération peut, par ses actions, mettre à disposition ;
  • A l’inscription à des tarifs préférentiels aux manifestations organisées par la Fédération (et à l’engagement de celle-ci à rechercher un tarif préférentiel aux manifestations organisées par ses partenaires).

règlement intérieurTitre II – Fonctionnement 

Article 8 – Assemblée générale ordinaire

L’Assemblée générale, valablement convoquée et constituée, est l’organe souverain de l’association : elle prend des décisions qui sont opposables à tous les adhérents, fussent-ils absents ou opposants.

L’Assemblée Générale de l’Association se réunit au moins une fois par an, et chaque fois qu’elle est convoquée par le Bureau ou sur la demande de la moitié au moins des membres du Conseil d’Administration ou du tiers au moins de ses membres.

La date est choisie par le Conseil d’administration.

Les convocations sont adressées, par simple lettre ou par courrier électronique, au plus tard trois mois avant la date choisie. L’Ordre du Jour est adressé, par simple lettre ou par courrier électronique, au plus tard un mois avant la date choisie.

L’assemblée comprend tous les membres de l’association à jour de leur cotisation et peut valablement délibérer à partir du moment où elle réunit 30% des Membres Actifs de l’association (présents ou représentés).

Si  cette proportion n’est pas atteinte, l’Assemblée générale ordinaire est convoquée à nouveau, mais à quinze jours d’intervalle. Elle peut alors délibérer quel que soit le nombre des présents et représentés.

Tout membre peut se faire représenter par un autre membre. Un membre présent ne peut représenter plus de trois membres absents.

La présidence de l’Assemblée Générale appartient au Président ou, en son absence, au Vice-Président. L’un ou l’autre peut déléguer ses fonctions à l’un des membres du Bureau ou du Conseil d’Administration.

L’ordre du jour est défini par le Bureau. Les questions que des membres du Conseil d’administration ou des membres de l’association, dans les conditions définies ci-dessous, souhaitent mettre à l’ordre du jour doivent être envoyées au Bureau au plus tard un mois avant la date de l’Assemblée Générale.

L’Assemblée générale ordinaire :

  • entend les rapports sur la situation financière et morale de l’Association ;
  • entend et délibère sur la gestion du Conseil d’administration, statue sur les rapports annuels du Bureau et donne au Conseil d’administration des directives générales ;
  • entend et délibère sur les orientations générales de l’association, sur toute activité conforme à ses objectifs, et sur sa situation morale et financière ;
  • entend et délibère sur toute question mise à l’ordre du jour sur la demande du Président, ou de la moitié au moins des membres du Conseil d’administration, ou du tiers au moins des membres adhérents actifs;
  • approuve les comptes de l’exercice clos et vote le budget de l’exercice suivant ;
  • peut modifier les statuts en séance extraordinaire ;
  • élit les membres du Conseil d’administration ;
  • élit les membres du Bureau.

Les votes s’effectuent à main levée sauf demande contraire de la majorité de l’Assemblée.

Les résolutions de l’Assemblée Générale sont adoptées à la majorité simple des votants (présents et représentés).

Le rapport annuel et les comptes sont adressés chaque année, par lettre ou courrier électronique, à tous les Membres de l’Association, ou mis à leur disposition sur un espace en ligne dont l’existence leur est rappelée.

Article 9 – Assemblée générale extraordinaire

Une Assemblée générale extraordinaire peut être convoquée en cas de nécessité (modification urgente des Statuts, situation financière difficile, dissolution), à la demande du Président, ou de la moitié au moins des Membres Actifs à jour de leur cotisation, ou de la moitié au moins des Membres du Conseil d’Administration.

L’Assemblée générale extraordinaire doit comprendre au moins la moitié plus un des Membres Actifs (présents ou représentés).
 Si cette proportion n’est pas atteinte, l’Assemblée Extraordinaire est convoquée à nouveau, mais à quinze jours d’intervalle. Elle peut alors délibérer quelque soit le nombre des présents.

Les délibérations sont prises obligatoirement à la majorité des deux tiers des Membres actifs présents ou représentés.
 Les votes ont lieu à main levée sauf si le tiers au moins des membres présents exige le vote secret.

Article 10 – Le Conseil d’Administration

L’association est administrée par un Conseil d’Administration composé de 8 à 12 Membres actifs élus pour une durée de 3 ans par l’Assemblée Générale.

Ne peuvent se présenter au Conseil d’Administration que des Membres fondateurs ou des Membres actifs adhérents à la Fédération depuis au moins 3 ans.

La moitié du Conseil d’Administration est renouvelable tous les 3 ans. Si le nombre des Membres sortants qui décident de l’être n’atteint pas la moitié du C.A., celui-ci procède à un tirage au sort des Membres sortants afin de remettre au vote la moitié de ses Membres.

Les Membres sortant sont rééligibles deux fois. Un Membre ayant accompli le maximum de mandats successifs autorisés peut se représenter de nouveau après une mandature où il n’a pas été au Conseil d’Administration.

Ne peuvent voter que les Membres Actifs de l’Association à jour de leur cotisation.

En cas de vacance, le Conseil d’Administration peut pourvoir provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement définitif lors de la prochaine Assemblée Générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l’époque où devait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

Le Conseil d’Administration se réunit aussi souvent que l’intérêt de la Fédération l’exige et chaque fois qu’il est convoqué par écrit par son Président ou sur la demande d’au moins la moitié de ses Membres, et au moins une fois tous les 6 mois.

Les convocations sont adressées, avec l’ordre du jour, par simple lettre ou par courrier électronique, au plus tard 30 jours avant la date choisie.

La présence de la moitié des Membres du Conseil est nécessaire pour la validité des délibérations. Les membres absents peuvent se faire représenter par un membre présent. Un membre présent ne peut représenter plus de deux membres absents.

Les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas de partage des voix, la voix du Président est prépondérante.

Les votes se font à main levée – sauf demande de la majorité du Conseil d’Administration pour qu’ils se fassent à bulletin secret.

Tout membre du conseil d’administration qui n’aura pas assisté à trois réunions successives sera considéré comme démissionnaire sauf en cas d’absence motivée. Sont considérées comme absences motivées : les maladies, les raisons familiales, les impondérables professionnels, les congés prévus antérieurement à la date choisie de la réunion. Le Conseil d’Administration se réserve le droit de considérer l’éloignement géographique comme une raison d’absence motivée.

Il est tenu procès verbal des séances. Les procès verbaux sont signés par le Président et au moins un autre membre du Bureau.

Les fonctions des membres du Conseil d’administration sont bénévoles. Toutefois, les frais et débours occasionnés par l’accomplissement de leur mandat leur sont remboursés au vu des pièces justificatives et dans la limite des possibilités financières de la Fédération. Le rapport financier présenté à l’Assemblée Générale Ordinaire doit faire mention de ces remboursements de frais de mission, de déplacement ou de représentation.

Article 11 – Pouvoirs et attributions du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration se porte garant des objectifs et des buts de l’association. Il est investi des pouvoirs les plus étendus dans la limite des buts de l’association  et dans le cadre des résolutions adoptées par les Assemblées Générales. 
Il peut conduire tous actes et opérations permis à l’association et qui ne sont pas réservés à l’Assemblée Générale Ordinaire ou Extraordinaire.

  • Il décide de l’admission des nouveaux membres actifs ;
  • Il prononce les éventuelles radiations de membres ;
  • Il fixe le montant des cotisations à l’Association.
  • Il décide de tout point mis à l’ordre du jour de ses réunions sur la demande du Président ou du quart au moins de ses membres ;
  • Il établit le Règlement intérieur et la Charte de l’association et prépare les rapports et les résolutions à soumettre au vote de l’Assemblée générale.
  • Il exécute toutes les opérations et actes décidés par l’Assemblée générale.
  • Il constitue des commissions ou des groupes de travail pour la mise en œuvre d’objectifs ou de dispositions particulières ; ces commissions sont responsables devant lui de l’exécution de leur mission.
  • Il surveille la gestion des membres du Bureau et a toujours le droit de se faire rendre compte de leurs actes. Il peut, en cas de faute grave, et à la majorité des deux-tiers, suspendre un membre du Bureau.
  • Il fait ouvrir tout compte en banque et auprès de tous autres établissements de crédit, effectue tous emplois de fonds, contracte tous emprunts hypothécaires ou autres, toutes subventions, requiert toutes inscriptions utiles.
  • Il autorise le Président et le Trésorier à faire tous actes, achats, aliénations et investissements reconnus nécessaires, des biens et valeurs appartenant à l’association, et à passer les marchés et contrats nécessaires à la poursuite de son objet.
  • Il nomme et décide de la rémunération du personnel de la Fédération.
  • Il peut déléguer tout ou partie de ses attributions au Bureau ou à certains de ses membres.
  • Il choisit les Membres d’honneur qu’il propose à l’approbation de l’Assemblée Générale.

Article 12 – Le bureau

L’association est dirigée par un Bureau, composé d’au moins un Président, un Secrétaire général et un Trésorier. Ces trois fonctions principales sont occupées par des Membres Actifs élus par l’Assemblée générale tous les 3 ans.

Ne peuvent se présenter au Bureau que des Membres fondateurs ou des Membres actifs adhérents à la Fédération depuis au moins 3 ans.

Le Conseil d’Administration peut leur adjoindre un ou plusieurs Vice-Président(s), un ou plusieurs Secrétaire(s) adjoint(s) et un ou plusieurs Trésorier(s) adjoint(s), qu’il élit tous les 3 ans parmi ses membres.

Les membres du Bureau sont rééligibles deux fois. Un Membre ayant accompli le maximum de mandats successifs autorisés peut se représenter de nouveau après une mandature où il n’a pas été au Bureau

Le Bureau se réunit, physiquement ou par tout autre moyen (réunion téléphonique ou via l’internet) au moins trois fois par an et chaque fois qu’il est convoqué par l’un des Président(s), ou sur demande d’au-moins deux de ses membres.

La présence de la moitié des membres du Bureau est nécessaire pour la validité des délibérations.

Les décisions sont prises à la majorité des voix. En cas de partage des voix la voix du Président est prépondérante.

Article 13 – Pouvoirs et attributions du Bureau

Le Bureau (étant constitué du Président, du Trésorier et du Secrétaire) dirige l’activité de la Fédération selon les orientations émises par l’Assemblée générale et les mandats qu’il a reçus du Conseil d’administration.

Il représente la Fédération auprès des pouvoirs publics et des tiers suivant les attributions de chacun de ses membres.

Il conseille et soutient l’activité des adhérents à leur demande ainsi que chaque fois qu’il l’estime nécessaire.

Il suit l’activité des commissions et groupes de travail nommés par le Conseil d’administration.

Le Bureau gère et administre au nom du Conseil d’administration le patrimoine de la Fédération, exécute les décisions du Conseil d’administration, décide de l’emploi des fonds disponibles dans les limites décidées par le Conseil, dresse le budget, ordonne les dépenses et les recouvrements, accepte les dons, legs et subventions, nomme et révoque tous employés, réalise les acquisitions et les aliénations.

Il présente au moins tous les six mois devant le Conseil d’administration un rapport d’activité et propose les orientations qu’il juge nécessaires. Il soumet pour approbation d’éventuelles modifications du Règlement intérieur. Il soumet toutes décisions importantes concernant les engagements financiers.

Le Bureau présente un rapport annuel à l’Assemblée générale sur la situation générale de la Fédération et les opérations financières.

Article 14 – Rôles des membres du Bureau

Le Président, le(s) Vice-Président(s) et le Secrétaire général sont seuls habilités à représenter la Fédération en toutes circonstances.

Le Président : Il possède les pouvoirs les plus grands pour agir en toutes circonstances au nom et pour le compte de la Fédération.

Il dirige les travaux du Conseil d’Administration et assure le fonctionnement de l’Association qu’il représente dans tous les actes de la vie civile. Il peut ester en justice au nom de l’Association. Il présente son rapport moral à l’Assemblée Générale. Il veille au bon déroulement des débats.

En cas d’empêchement, il peut déléguer ses pouvoirs à son (ses) Vice-Président(s) ou au Secrétaire général, ou encore, avec l’accord du Bureau, à un autre membre du Conseil d’Administration.

Le Secrétaire général : Il est chargé de tout ce qui concerne la correspondance, notamment l’envoi des convocations des réunions de tous les organes de l’association. Il est chargé de veiller à obtenir la meilleure représentativité des membres. Il est chargé de veiller au respect des procédures.

Il rédige les Procès-verbaux des séances du Conseil d’Administration, des réunions du bureau, des Assemblées Générales et s’assure de leur conservation (au moins sous forme électronique).

Il rend compte des actions du Bureau au Conseil d’Administration.

En cas d’empêchement, il peut déléguer ses pouvoirs au(x) Secrétaire général(aux) adjoint(s), ou encore, avec l’accord du Bureau, à un autre membre du Conseil d’Administration.

Le Trésorier : Il tient les comptes de la Fédération, veille au respect des règles comptables et s’assure de la bonne régularité des comptes. Il est responsable de la bonne gestion financière de l’association. Il est aidé par tous les comptables reconnus nécessaires.

Il effectue tous paiements et perçoit toutes les recettes sous la surveillance du Président. Il tient une comptabilité régulière, au jour le jour, de toutes les opérations tant en recettes qu’en dépenses et présente annuellement devant l’Assemblée Générale un rapport financier et en reçoit quitus.

En cas d’empêchement, il peut déléguer ses pouvoirs au(x) Trésorier(s) adjoint(s), ou encore, avec l’accord du Bureau, à un autre membre du Conseil d’Administration.

À ces trois membres du Bureau peuvent s’ajouter :

Un ou plusieurs Vice-Président(s) : Il assiste le Président et le remplace en cas d’absence occasionnelle (maladie, déplacement,…) ;

Un ou plusieurs Secrétaire(s) général(aux) adjoint(s) : Il assiste le Secrétaire et le remplace en cas d’absence occasionnelle (maladie, déplacement,…).

Un ou plusieurs Trésorier(s) adjoint(s) : Il assiste le Trésorier et le remplace en cas d’absence occasionnelle (maladie, déplacement,…) ;

Le Bureau peut nommer, parmi les membres du Conseil d’administration, des responsables et des délégués pour représenter la Fédération pour des actions ou manifestations qu’il juge nécessaires. Ceux-ci sont responsables devant lui de l’exécution de leur mission.

Le Bureau peut nommer, avec l’approbation du Conseil d’administration, parmi les membres de l’association, des responsables et des délégués pour représenter la Fédération pour des actions ou manifestations qu’il juge nécessaires. Ceux-ci sont responsables devant lui de l’exécution de leur mission.

Article 15 – Présidence d’honneur

L’Assemblée générale peut, sur proposition du Conseil d’administration, nommer un ou plusieurs Président(s) d’honneur de la Fédération. Il est nommé à la majorité des deux-tiers. Sa fonction est honorifique. Il peut néanmoins, sur demande du Bureau, représenter la Fédération pour des actions ou manifestations que ce dernier juge nécessaires

 

Titre III – Dispositions diverses

Article 16 – Modification du règlement intérieur

Le Règlement Intérieur peut-être modifié, sur proposition du Bureau, par le Conseil d’Administration.

Le Conseil d’Administration, appelé à se prononcer sur la modification du règlement intérieur, doit comprendre au moins la moitié plus un de ses membres. Si cette proportion n’est pas atteinte, le Conseil d’Administration est convoqué à nouveau, mais à quinze jours au moins d’intervalle et, cette fois, il peut valablement délibérer quel que soit le nombre des membres présents.

Dans tous les cas, la modification du règlement intérieur ne peut être votée qu’à la majorité des deux-tiers des membres présents.

Le nouveau règlement intérieur sera adressé à chacun des membres de l’association par écrit, lettre ou courrier électronique, sous un délai de 21 jours suivant la date de la modification

Article 17 – Modification des statuts

Les statuts ne peuvent être modifiés que sur la proposition du Conseil d’Administration, ou du tiers des membres de l’Assemblée générale, soumise au Bureau au moins deux mois avant la séance.

L’Assemblée doit se composer du tiers au moins des membres en exercice. Si cette proportion n’est pas atteinte, l’Assemblée est convoquée de nouveau, mais à quinze jours au moins d’intervalle et, cette fois, elle peut valablement délibérer, quel que soit le nombre des membres présents.

Dans tous les cas, les statuts ne peuvent être modifiés qu’à la majorité des deux tiers des membres présents.

Article 18 – Responsabilité

Les membres de l’association qui participent aux manifestations organisées par l’association ou à des manifestations extérieures où ils représentent celle-ci le font de leur plein gré et de façon bénévole. En conséquence ils ne pourront pas, en cas d’accident personnel ou causé à des tiers durant ces manifestations, exercer aucun recours contre l’association, dont la responsabilité est par avance expressément dégagée.

Article 19 – Dissolution

L’Assemblée Générale, appelée à se prononcer sur la dissolution de l’Association et convoquée spécialement à cet effet, doit comprendre au moins la moitié plus un des membres en exercice.

Si cette proportion n’est pas atteinte, l’Assemblée est convoquée à nouveau, mais à quinze jours au moins d’intervalle et, cette fois, elle peut valablement délibérer quel que soit le nombre des membres présents.

Dans tous les cas, la dissolution ne peut être votée qu’à la majorité plus un des membres présents.

En cas de dissolution, l’Assemblée Générale désigne un ou plusieurs commissaires chargés de la liquidation des biens de l’Association. Elle attribue l’actif net à une ou plusieurs associations poursuivant des objectifs analogues.